Книга: «Без воды: Как писать предложения и отчеты для первых лиц»

Прочитал книгу Павла Безручко  "Без воды: Как писать предложения и отчеты для первых лиц".

Эта книга небольшая, но содержит много полезных рекомендаций и примеров того, как писать электронные письма и готовить предложения и отчеты для ваших руководителей.

Очень рекомендую всем тем, кто в своей работе общается с руководителями высшего и среднего звена, а особенно тем кто  регулярно готовят всякого рода отчеты и предложения. Ну а если вы и есть тот руководитель, то  дайте её прочесть своим подчиненным! Многие идеи в книги мне знакомы, но я нашёл для себя и новые, а также хорошо структурировал сваи знания и опыт.

Далее несколько мыслей из книги:

·       Первые лица – это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения. Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма.

·       В книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: «отчеты и предложения».

·       Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды». От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.

·       Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.

·       Многие авторы документов пишут без цели – лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка. Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.

·       Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель – получить ресурсы или согласие с решением, которое вы предлагаете. Когда вы пишете отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель – получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям. 

·       Как правило, для первых лиц по-настоящему важно следующее:

o        Стратегические цели и их баланс

o        Персонально значимые цели

o        Удовлетворенность заинтересованных групп

o        Межфункциональная координация

o        Возможности для прорывного развития организации

o        Стратегические риски

·       На языке первых лиц результат следует описывать в терминах достижения, а не выполнения. Результат для них – это эффект.

·       Высокая нацеленность первых лиц на результат порождает нетерпеливость. Они не хотят ждать. Они постоянно «давят на педаль газа» – стремятся получить результат быстро, незамедлительно, сейчас же. Они не замечают препятствий. В итоге автор документа, предлагающий разработать концепцию или план действий, наталкивается на непонимание: «Зачем нужна концепция?! Что вы собираетесь планировать?! Меня не интересует процесс – мне нужен результат! Все, о чем вы рассказываете, сделать нужно было еще вчера, а сегодня – уже показывать эффект от внедрения!»

     Особенности первых лиц:

o        Они очень заняты. Поэтому они хотят узнать все важное как можно быстрее и не любят воду в документах и любых других способах взаимодействия.

o        Они мыслят масштабным категориями. Поэтому к ним следует обращаться по важным вопросам и не перегружать мелочами.

o        Они нацелены на результат и не хотят ждать. Поэтому они желают знать, к чему приведет реализация ваших предложений или какую пользу ваш проект уже принес организации. Они хотят получить результат незамедлительно.

o        Они прагматичны. Они хорошо понимают язык вложений и отдачи и терпеть не могут нереальных, невыполнимых планов.

o        Они критичны. Они подвергают поступающие обращения проверке, «включая скептика». Они очень не любят, когда автор документа неконкретен или не имеет четкой позиции. Они по-разному относятся к информации в документе в зависимости от уровня своего доверия к автору.

·           При подготовке запросов и предложений истинные цели, как правило, таковы:

o        получить одобрение запроса или согласие с предложением;

o        получить полномочия или ресурсы;

o        получить решение, указание, мнение или совет;

o        получить разрешение на конкретные действия. 

·           А отчеты обычно пишутся для того, чтобы: 

o        получить признание и высокую оценку сделанной работы (закрыть поручение, отчитаться); 

o        помочь адресату сформировать полезный вывод или решение на основе представленной информации; 

o        получить согласие с рекомендациями или с планом дальнейших шагов. 

·           Обратите внимание: все перечисленные цели сформулированы в терминах реакции адресата на полученное сообщение. Документ – не самоцель, а средство достижения цели. Такой подход к постановке целей может показаться недипломатичным, излишне прямолинейным или даже самонадеянным: автор документа предписывает первому лицу, как тому следует реагировать. Действительно, некоторые цели не стоит приводить в документах в том виде, как они изложены выше. 

·           Формулировать цель ясным образом и в терминах желаемой реакции важно еще по одной причине: это повышает эффективность работы над структурой и текстом документа. Чем более прямо, просто и конкретно определена желаемая реакция адресата, тем проще вам будет выделять главное и определять, какие темы и факты имеют отношение к цели, а какие уводят в сторону.

·           Цели выбираются в зависимости от этапа разработки документов/предложений: "Анализ → Выводы → Подход → План → Действия". В конец цепочки можно добавить ещё один простой, но едва ли не самый любимый первыми лицами пункт: «Результат».

И обобщающая майндкарта: